Stock parado y faltas de producto: qué automatizar antes de usar IA

La pantalla muestra existencias, pero el producto no está en la estantería. Mientras tanto, otra referencia lleva semanas sin venderse y aparece en un pedido nuevo. Antes de buscar una previsión más sofisticada, yo comprobaría cómo llegó cada dato al registro.

Son situaciones hipotéticas. Un sistema conectado al terminal de venta puede descontar ventas, pero necesita recoger también entradas, devoluciones, mermas, reservas y ajustes. La existencia registrada y la disponible para vender pueden ser distintas. Una actualización rápida no corrige un movimiento que nadie capturó.

La guía de recuentos de la GAO explica que contar es una parte del control y que hay que comparar cantidades, investigar diferencias y ajustar los registros. Es una guía de 2001, no evidencia de eficacia actual de agentes de IA en comercios españoles. Control de recuentos físicos.

Reponer con datos que puedas discutir

Para una primera regla usaría venta diaria observada, plazo real de entrega y un colchón de unidades decidido por el negocio. El punto de pedido básico sería venta diaria × días de reposición + colchón, expresado en unidades. Esa simplificación no es una previsión probabilística ni sirve igual para productos estacionales o de demanda irregular.

Ejemplo hipotético: cuatro unidades al día, cinco días de reposición y ocho unidades de colchón dan 4 × 5 + 8 = 28 unidades. Para comprobar si hay que reponer, miraría además los pedidos pendientes y las reservas. Veinte unidades físicas, diez pendientes de recibir a tiempo y seis reservadas dan una posición simplificada de 24 unidades.

Esa cifra señala una revisión; no indica por sí sola la cantidad exacta que hay que comprar. Faltan el objetivo de cobertura, los lotes mínimos, los días de reparto, la caja disponible y, si corresponde, la caducidad. Un pedido confirmado que llegará demasiado tarde tampoco resuelve una falta mañana.

La demanda observada necesita contexto: vender poco porque no había producto no equivale a que nadie lo quisiera. No usaría los días sin existencias como si fueran días normales de venta.

Mirar el stock lento con otra cuenta

Para detectar mercancía parada, el registro puede señalar referencias sin ventas durante un periodo definido. Separaría las compras recientes, la mercancía de temporada y los productos que se mantienen deliberadamente para atender pedidos poco frecuentes.

En un supuesto de 30 unidades a 12 € de coste de compra, hay 360 € en mercancía a coste. No son 360 € de margen perdido. La recuperación posible depende del precio de salida, del coste de vender, de devoluciones al proveedor y de si el producto aún se puede vender.

Tampoco sumaría ese importe a ventas supuestamente perdidas para llamarlo margen protegido. Para estimar una venta no atendida necesitas evidencia de demanda y margen de contribución, considerando sustituciones y compras aplazadas. Son cuentas diferentes.

Dónde sí podría entrar un agente

Las sumas y los umbrales definidos pueden resolverse con reglas. Un agente podría ayudar a leer un aviso del proveedor sobre un retraso o preparar un borrador con el motivo de reposición. Mantendría la aprobación de compra y los límites de importe fuera de una decisión libre del modelo.

Probaría primero con pocas referencias: saldo contado, movimientos conciliados, avisos revisados y pedidos aprobados por una persona. Mediría discrepancias, días sin disponibilidad y compras que hubo que corregir. Solo ampliaría cuando la información y el circuito de compra resulten manejables.